Waar de tijd nu in zit
In de groente- en fruithandel gaat elke vracht gepaard met papier. Een order, een pakbon, soms een keuringsrapport en uiteindelijk een factuur. Vaak worden die gegevens drie keer ingetypt: bij de order, bij de levering en bij de facturatie.
Wat je kunt automatiseren
- Inkoopfacturen lezen en als boeking klaarzetten in je boekhouding.
- Pakbonnen vergelijken met de order en verschillen markeren.
- Verkoopfacturen maken op basis van wat echt geleverd is en de afgesproken prijs.
- Herinneringen voor openstaande facturen op het juiste moment klaarzetten.
Wat je zelf blijft doen
Automatiseren betekent niet dat facturen zonder blik de deur uit gaan. De software zet alles klaar en laat zien waar iets afwijkt, bijvoorbeeld een andere hoeveelheid of een prijs die niet past bij de afspraak. Jij of je collega kijkt ernaar en keurt goed. Dat kost minuten in plaats van uren.
Een voorbeeld
Een handelaar levert dagelijks aan tientallen klanten. Voorheen typte iemand op kantoor elke middag de pakbonnen over om facturen te maken. Nu leest de software de pakbonnen, koppelt ze aan de order en zet de factuur klaar. Op kantoor wordt alleen nog gecontroleerd wat gemarkeerd is.
Waar begin je
Kijk waar bij jullie het meest wordt overgetypt. Is dat bij inkoop, dan begin je daar. Gaat de meeste tijd naar verkoopfacturen, dan is dat je eerste stap. Wij kijken graag mee in een gesprek van dertig minuten.