Daarom levert automatisering hier snel iets op. Het volume is hoog en elke fout komt binnen een dag terug als creditnota.
Orders die niet via EDI binnenkomen
Een deel van je klanten bestelt netjes via EDI. De rest mailt een lijstje, stuurt een foto van een briefje of belt. Die tweede groep kost verreweg de meeste tijd per order.
Een taalmodel zet zo'n bericht om naar orderregels met artikel, aantal, sortering en leverdag. In de praktijk laat je het model een voorstel doen en bevestigt je verkoper. Twijfelgevallen stuur je naar een controlescherm: een afkorting die twee artikelen kan betekenen, een aantal zonder eenheid, een leverdag die in het weekend valt. Die wil je zien voordat ze de order in gaan.
Prijzen
Noteringen bewegen per dag en soms per dagdeel. Loop je 's ochtends met de hand een paar bronnen na, dan mis je de afwijking die er die dag toe deed. Laat monitoring alleen melden wat buiten je eigen bandbreedte valt. Dat scheelt zoekwerk en houdt je inkoop bij de markt.
Marge, maar dan op tijd
Je wilt weten waar de marge weglekt: bij welke klant, welk product, welke week, welke leverancier. Dat inzicht bestaat meestal wel, alleen komt het pas bij de maandafsluiting boven water. Staan inkoop, verkoop, transport en creditnota's in hetzelfde beeld, dan zie je het dagelijks.
Dat is een ongemakkelijk gesprek dat je liever in week twee voert dan in week negen.
Een klant die structureel net onder kostprijs beleverd wordt, valt in een maandrapportage weg tegen de rest. In een dagbeeld valt hij op.
Facturatie
Facturen maken is overtypen wat je al ergens hebt staan. De levering is geregistreerd, de prijsafspraak is bekend, de staffel staat vast. Zet je dat om, dan controleer je nog uitzonderingen in plaats van een dag te factureren.
Klachten die ergens op slaan
Een klacht is pas bruikbaar als je hem kunt terugleggen op een partij, een leverancier en een transport. Zitten de documenten aan de order vast, dan lukt dat zonder een uur in iemands mailbox te zoeken. Over een seizoen zie je zo welke leverancier je geld kost.
Wat er eerst moet staan
- Een artikelstam die op één plek onderhouden wordt, niet per verkoper.
- Prijsafspraken die vastliggen in het systeem, niet in iemands hoofd.
- Eén plek waar orders samenkomen, ook als ze via drie kanalen starten.
- Een afspraak over wie twijfelgevallen beoordeelt, en hoe snel.
Niets daarvan is spannend. Het bepaalt wel of de automatisering het over drie weken nog doet, of dat iedereen stiekem terug is in Excel.